Kodėl biuro technika „ėda” pinigus greičiau nei manote
Daugelis įmonių vadovų į biuro techniką žiūri kaip į vieną kartą nupirktą ir pamirštą investiciją. Nusipirkai spausdintuvą, kopijavimo aparatą ar daugiafunkcinį įrenginį – ir viskas, galima dirbti. Realybė, deja, yra kitokia. Technika sensta, dažalai baigiasi, detalės susidėvi, o neaptarnauti įrenginiai pradeda „ryti” pinigus kur kas greičiau nei bet koks kitas biuro resursas.
Pagal įvairius Europos rinkos tyrimus, vidutinė įmonė spausdinimo ir kopijavimo išlaidoms per metus išleidžia nuo 1 iki 3 procentų viso savo biudžeto. Skamba nedaug? Bet kai sudedi spausdinimo medžiagų kaštus, techninį aptarnavimą, neplanuotus remontus ir darbuotojų laiko sąnaudas, susijusias su gedimais, suma tampa visai rimta. O jei įmonėje dirba keliasdešimt ar keletas šimtų žmonių – tai jau tikrai apčiuopiama eilutė finansinėse ataskaitose.
Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kaip protingai valdyti biuro technikos aptarnavimą, kokių klaidų vengti ir kaip realiai sumažinti eksploatacijos išlaidas – ne teoriškai, o praktiškai.
Profilaktika prieš gedimą: paprasčiausias, bet dažniausiai ignoruojamas principas
Taisyklė paprasta: geriau ir pigiau prižiūrėti nei taisyti. Bet praktikoje dauguma įmonių laukia, kol technika sugenda, ir tik tada ima kažką daryti. Tai vadinama reaktyviuoju aptarnavimu – ir jis kainuoja brangiai.
Profilaktinis aptarnavimas – tai reguliarūs patikrinimai, valymas, susidėvėjusių detalių keitimas dar prieš joms sugedant. Pavyzdžiui, lazeriniam spausdintuvui reikia reguliariai valyti vidines dalis nuo tonerio dulkių, tikrinti popieriaus tiekimo mechanizmus, keisti gumelius ir volelius pagal gamintojo nurodytą ciklą. Tai nėra brangu – bet tai apsaugo nuo situacijos, kai vieną rytą spausdintuvas tiesiog nebeveikia, o jūs turite skubiai spausdinti svarbius dokumentus.
Praktinis patarimas: sukurkite paprastą profilaktinio aptarnavimo kalendorių. Kiekvienam įrenginiui nurodykite, kada buvo paskutinį kartą atliktas techninis patikrinimas ir kada planuojamas kitas. Tai galima padaryti net paprastoje skaičiuoklėje. Jei technika naudojama intensyviai – patikrinimus planuokite kas 3–4 mėnesius, jei vidutiniškai – kas pusmetį.
Taip pat verta atkreipti dėmesį į gamintojo rekomendacijas dėl priežiūros ciklų. Kiekvienas įrenginys turi savo resursą – tiek puslapių, tiek laiko. Šios rekomendacijos nėra marketingo triukas, jos pagrįstos inžineriniais skaičiavimais. Ignoruodami jas, rizikuojate gauti gedimą pačiu nepatogiausiu metu.
Eksploatacinės medžiagos: kur slypi didžiausia taupymo galimybė
Dažalai, toneris, popieriaus kasetės, būgno blokai – visa tai sudaro didžiąją dalį biuro technikos eksploatacijos kaštų. Ir čia yra daugiausia erdvės taupyti – tiek protingai, tiek neprotingai.
Pradėkime nuo neprotingo taupymo, nes jis labai paplitęs. Pigiausi neoriginalūs tonerio kasetės iš nepažįstamų tiekėjų – tai klasikinė spąstai. Trumpuoju laikotarpiu atrodo, kad taupote. Bet nekokybiškas toneris gali sugadinti spausdintuvo būgną (o tai jau rimtas remontas), spausdinti netolygiai, dažniau strigti ir apskritai sutrumpinti įrenginio tarnavimo laiką. Kai suskaičiuojate visas šias papildomas išlaidas, „taupymas” dažnai virsta nuostoliu.
Tačiau tai nereiškia, kad reikia pirkti tik originalias kasetes. Rinkoje yra kokybiškų suderinamų kasetių, kurios atitinka originalų kokybės lygį ir kainuoja 30–50 procentų mažiau. Raktas – rinktis patikimus tiekėjus su aiškia garantija ir gerais atsiliepimais. Jei tiekėjas negali pasakyti, kur gaminamos jo kasetės arba kokia jų išeiga puslapiais – tai raudonas vėliavėlė.
Kita svarbi detalė – kasetės išeiga. Kai lyginsite kainas, visada skaičiuokite kainą už puslapį, ne kainą už kasetę. Viena kasetė už 15 eurų su 1000 puslapių išeiga yra brangesnė nei kasetė už 25 eurus su 3000 puslapių išeiga. Tai elementari matematika, bet praktikoje dažnai pamirštama.
Dar vienas dalykas – popieriaus suvartojimas. Daugelyje biurų spausdinama daug daugiau nei reikia. Dvipusis spausdinimas pagal nutylėjimą, mažesnio formato dokumentų spausdinimas, skaitmeninių dokumentų naudojimas vietoj popierinių – visa tai gali sumažinti popieriaus sąnaudas 20–40 procentų. Tai ne tik pinigai, bet ir aplinkosauga.
Aptarnavimo sutartys: kada jos apsimoka ir kada ne
Aptarnavimo sutartys – tai susitarimas su techninės priežiūros įmone, pagal kurį jūs mokate fiksuotą mėnesinį ar metinį mokestį, o jie prižiūri jūsų techniką, atvyksta gedimų atveju ir keičia eksploatacines medžiagas. Skamba patraukliai. Bet ar tai visada apsimoka?
Atsakymas priklauso nuo kelių veiksnių. Pirma – nuo jūsų technikos parko dydžio. Jei turite 2–3 spausdintuvus, aptarnavimo sutartis greičiausiai bus per brangi. Jei turite 10 ir daugiau įrenginių – ji jau pradeda turėti prasmę, nes sumažina administracinę naštą ir suteikia nuspėamumą išlaidoms.
Antra – nuo to, kaip intensyviai naudojate techniką. Didelio apkrovimo aplinkoje (pvz., buhalterija, teisės firma, medicinos įstaiga) gedimų tikimybė yra žymiai didesnė, todėl aptarnavimo sutartis tampa labiau pateisinama.
Ką tikrinti sudarant aptarnavimo sutartį:
- Koks reagavimo laikas gedimo atveju? 4 valandos, 24 valandos, kitas darbo dienos? Tai labai svarbu.
- Ar sutartyje numatytas atsarginių dalių keitimas? Ar tai papildomai apmokama?
- Ar eksploatacinės medžiagos (toneris, kasetės) įtrauktos į kainą?
- Kokie yra sutarties nutraukimo sąlygos? Ar nėra baudų už ankstyvą nutraukimą?
- Ar yra numatyta technika gedimo laikotarpiui (pakaitinis įrenginys)?
Vienas iš populiarėjančių modelių – „mokėk už puslapį” (angl. cost per page arba managed print services). Čia jūs mokate fiksuotą sumą už kiekvieną atspausdintą puslapį, o tiekėjas rūpinasi viskuo kitu – technine priežiūra, toneriu, remontais. Tokio modelio privalumas – absoliutus išlaidų nuspėamumas. Trūkumas – jei spausdinate mažai, gali mokėti daugiau nei reikia.
Techninė priežiūra savo jėgomis ar išorinis partneris?
Tai klausimas, kurį sau užduoda daugelis IT vadovų ir biuro administratorių. Ir čia nėra vieno teisingo atsakymo – viskas priklauso nuo jūsų situacijos.
Vidinis IT specialistas, žinoma, gali atlikti dalį priežiūros darbų – pakeisti kasetę, ištraukti įstrigusį popierių, atlikti pagrindinį valymą. Bet sudėtingesni darbai – mechaninių dalių keitimas, elektronikos diagnostika, spausdinimo galvučių valymas ar kalibravimas – reikalauja specializuotų žinių ir įrankių. Bandymas tai daryti be patirties dažnai baigiasi papildomais gedimais.
Išorinis aptarnavimo partneris turi privalumų: specializuotos žinios, sertifikuoti technikai, atsarginių dalių sandėliai, greitas reagavimas. Trūkumas – kaina ir priklausomybė nuo trečiosios šalies. Jei pasirinksite blogą partnerį, galite gauti lėtą reagavimą ir nekokybišką darbą.
Kaip išsirinkti gerą aptarnavimo partnerį:
- Ieškokite įmonių, turinčių gamintojų sertifikatus (pvz., HP, Canon, Kyocera, Ricoh sertifikuoti servisai).
- Klauskite apie technikerių patirtį ir kvalifikaciją.
- Prašykite rekomendacijų iš kitų klientų – ir tikrai jas patikrinkite.
- Atkreipkite dėmesį į tai, ar įmonė turi atsarginių dalių sandėlį Lietuvoje, ar viskas užsakoma iš užsienio (tai tiesiogiai veikia reagavimo laiką).
- Pirmą kartą dirbdami su nauju partneriu, pradėkite nuo mažesnio sutarties apimties ir tik įsitikinę kokybe – plėskite bendradarbiavimą.
Technikų parko optimizavimas: mažiau įrenginių, daugiau efektyvumo
Viena iš dažniausių klaidų, kurią daro įmonės – per daug biuro technikos. Kiekvienas skyrius nori savo spausdintuvą, kiekvienas vadovas – savo daugiafunkcį įrenginį. Rezultatas – dešimtys mažų, neefektyvių įrenginių, kurie visi reikalauja priežiūros, eksploatacinių medžiagų ir atima laiko.
Konsolidacija – tai strategija, kai mažinamas įrenginių skaičius, o vietoj jų diegiami galingesni, centralizuoti daugiafunkciniai įrenginiai. Tai gali skambėti kaip patogumų atsisakymas, bet skaičiai dažnai kalba kitaip. Vienas kokybiškas daugiafunkcis įrenginys 10–15 žmonių grupei kainuoja mažiau eksploatuoti nei 5–6 atskiri spausdintuvai.
Prieš optimizuojant parką, reikia surinkti duomenis. Kiek puslapių per mėnesį spausdina kiekvienas įrenginys? Kokie yra kiekvieno įrenginio eksploatacijos kaštai? Koks jo amžius ir likęs resursas? Šiuos duomenis galima gauti iš pačių įrenginių (daugelis modernių spausdintuvų turi vidinę statistiką) arba iš aptarnavimo įmonės.
Taip pat verta apsvarstyti įrenginių amžių. Spausdintuvas, kuriam daugiau nei 7–8 metai, dažniausiai jau yra neefektyvus – jis naudoja daugiau energijos, spausdina lėčiau, o remontas kainuoja brangiau nei naujo įrenginio pirkimas. Kartais protingiausia investicija yra tiesiog pakeisti seną techniką nauja.
Energijos sąnaudos: nepastebimas, bet realus kaštų šaltinis
Apie tai retai kalbama, bet biuro technika – ypač senesnė – gali būti nemažas elektros energijos vartotojas. Lazerinis spausdintuvas spausdinimo metu gali sunaudoti 300–600 vatų. Kopijavimo aparatas – dar daugiau. Jei šie įrenginiai veikia visą darbo dieną (net ir budėjimo režimu), per metus tai sudaro apčiuopiamą sumą.
Modernūs įrenginiai turi žymiai efektyvesnius energijos taupymo režimus. Jie greičiau pereina į miego režimą, naudoja mažiau energijos budėjimo metu ir apskritai yra efektyvesni. Renkantis naują techniką, visada atkreipkite dėmesį į energijos efektyvumo klasę ir energijos sąnaudas budėjimo bei aktyvaus darbo metu.
Taip pat paprastas, bet efektyvus sprendimas – automatinis įrenginių išjungimas darbo dienos pabaigoje. Daugelyje biurų technika veikia visą naktį ir savaitgaliais be jokios priežasties. Paprastas laiko jungiklis arba nustatymas įrenginio programinėje įrangoje gali sumažinti energijos sąnaudas 15–25 procentais.
Kai skaičiai susideda į bendrą vaizdą
Biuro technikos aptarnavimo išlaidų mažinimas – tai ne vienas didelis sprendimas, o keletas mažų, bet nuoseklių žingsnių. Profilaktika, kokybiškos eksploatacinės medžiagos, apgalvota aptarnavimo sutartis, tinkamas partneris, parko optimizavimas ir energijos taupymas – visa tai kartu gali sumažinti bendrus kaštus 20–40 procentų. Tai realūs skaičiai, pagrįsti praktika, ne teorija.
Svarbiausia – pradėti nuo audito. Suskaičiuokite, kiek šiuo metu išleidžiate kiekvienam įrenginiui per metus. Įtraukite viską: eksploatacines medžiagas, remontus, aptarnavimą, energiją, popieriaus. Tik turėdami šį vaizdą, galėsite priimti pagrįstus sprendimus.
Ir dar vienas dalykas, kurį verta prisiminti: pigiausia technika pirkimo metu dažnai tampa brangiausia eksploatacijos metu. Kokybė, patikimumas ir efektyvumas – tai investicija, kuri atsipirks. Biuro technika nėra ta vieta, kur verta taupyti bet kokia kaina. Bet tai tikrai vieta, kur galima taupyti protingai – ir tai yra visiškai skirtingi dalykai.
