Kodėl spausdinimo išlaidos dažnai nustebina
Mažo biuro vadovai dažniausiai galvoja apie nuomą, darbuotojų atlyginimus, komunalines paslaugas – ir visiškai pamiršta spausdinimą. O paskui ateina mėnesio pabaiga, ir pasirodo, kad tonerio kasetė kainavo 80 eurų, popierius – dar 30, o spausdintuvas jau vėl rodo kažkokią klaidą, kurią taisyti ateis technikas už papildomą mokestį. Taip susidaro suma, kuri tikrai galėtų nustebinti.
Pagal įvairius tyrimus, vidutinis biuro darbuotojas per metus išspausdina apie 10 000 puslapių. Mažame biure, kur dirba, tarkime, penki žmonės, tai jau 50 000 puslapių. Jei kiekvienas puslapis kainuoja nors 3–5 centus (o dažnai kainuoja daugiau), skaičiai tampa labai konkretūs. Ir tai dar be techninės priežiūros, gedimų, prarastų kasečių ir kitų nemalonių staigmenų.
Gera žinia – spausdinimo išlaidas galima sumažinti gana reikšmingai, net neinvestuojant didelių pinigų. Reikia tik žinoti, kur ieškoti, ir turėti šiek tiek kantrybės pakeisti kai kuriuos įpročius.
Spausdintuvo pasirinkimas: čia viskas ir prasideda
Viena iš dažniausių klaidų – pirkti pigų spausdintuvą ir tikėtis, kad taip sutaupysi. Iš tikrųjų būna atvirkščiai. Pigesni rašaliniai spausdintuvai dažnai naudoja brangias kasetes, kurių resurso pakanka vos keliems šimtams puslapių. Rezultatas – kasetę keiti kas kelias savaites, ir tai kainuoja daugiau nei pats aparatas.
Mažam biurui, kur spausdinama reguliariai, daug protingiau rinktis lazerinį spausdintuvą. Lazerinis toneris kainuoja daugiau iš karto, bet vienas tonerio užpildas gali išspausdinti nuo 2 000 iki 10 000 puslapių – priklausomai nuo modelio. Vieno puslapio kaina tokiu atveju gerokai mažesnė.
Jei biure spausdinama ne tik tekstas, bet ir spalvotos prezentacijos ar grafika, verta apsvarstyti spalvotą lazerinį spausdintuvą su keturiais atskirais tonerio cilindrais (po vieną kiekvienai spalvai). Taip nekeisi viso tonerio komplekto, kai išsisemia tik viena spalva.
Praktinis patarimas: prieš perkant spausdintuvą, paskaičiuok ne jo kainą, o puslapio kainą. Gamintojo svetainėje paprastai nurodoma, kiek puslapių išspausdina viena kasetė ar toneris. Padalink kasetės kainą iš puslapių skaičiaus – ir gausite realią vieno puslapio kainą. Šis rodiklis vadinamas CPP (cost per page) ir yra daug svarbesnis nei spausdintuvo kaina parduotuvėje.
Suderinama kasetė ar originali – amžinas klausimas
Tai turbūt labiausiai diskutuojamas klausimas tarp biurų administratorių. Originalios kasetės kainuoja brangiau, bet gamintojai tvirtina, kad tik jos garantuoja kokybę ir nesugadins spausdintuvo. Suderinamos (arba refill) kasetės kainuoja gerokai mažiau – kartais net 3–4 kartus – bet apie jas sklando visokių gandų.
Tiesa, kaip dažnai būna, yra kažkur per vidurį. Prastai pagamintos suderinamos kasetės tikrai gali sugadinti spausdintuvą arba teikti nekokybišką spaudą. Tačiau yra ir kokybiškų gamintojų, kurių produktai veikia puikiai. Skirtumas – reikia žinoti, ką perki.
Keletas dalykų, į kuriuos verta atkreipti dėmesį renkantis suderinamas kasetes:
- Ieškokite tiekėjų, kurie suteikia garantiją ir siūlo grąžinti pinigus, jei kasetė netinka
- Skaitykite atsiliepimus – ne vien gamintojo svetainėje, bet ir nepriklausomuose forumuose
- Pradėkite nuo vienos kasetės, patikrinkite kokybę, ir tik tada pirkite didesnį kiekį
- Vengkite pačių pigiausių variantų be jokios informacijos apie gamintoją
Kitas variantas – kasetių pildymas. Kai kurios specializuotos parduotuvės siūlo užpildyti tuščią kasetę toneriu ar rašalu. Tai gali kainuoti 2–3 kartus mažiau nei nauja originali kasetė. Tačiau ne visos kasetės tinka pildymui, ir kokybė gali skirtis.
Spausdinimo nustatymai, kuriuos visi ignoruoja
Čia yra vieta, kur galima sutaupyti nieko nepirkus ir nekeitus. Tiesiog pakeičiant numatytuosius spausdinimo nustatymus.
Pirmiausia – dvipusis spausdinimas. Jei spausdintuvas jį palaiko (o dauguma šiuolaikinių aparatų palaiko), nustatyk jį kaip numatytąjį. Taip perpus sumažinsi popieriaus sąnaudas. Skamba paprastai, bet daugelis biurų to tiesiog nedaro, nes niekas niekada nepagalvojo pakeisti nustatymus.
Antra – spausdinimo kokybė. Daugelis dokumentų – el. laiškų kopijos, vidiniai pranešimai, juodraščiai – visiškai puikiai atrodo spausdinti „draft” arba „economy” režimu. Šis režimas naudoja 30–50% mažiau rašalo ar tonerio. Aukštos kokybės spausdinimą palik ten, kur jis tikrai reikalingas: klientams skirtiems dokumentams, sutartims, prezentacijoms.
Trečia – spalvotas spausdinimas. Jei turi spalvotą spausdintuvą, nustatyk, kad numatytasis režimas būtų nespalvotas. Spalvotą spausdinimą leisk tik tada, kai vartotojas specialiai pasirenka. Spalvotas toneris kainuoja žymiai daugiau nei juodas, ir labai dažnai spalvos dokumentuose tiesiog nereikalingos.
Praktinis patarimas: daugelyje biurų niekas nežino, kaip pakeisti spausdintuvo numatytuosius nustatymus. Tai galima padaryti per spausdintuvo tvarkyklę kompiuteryje arba tiesiogiai spausdintuvo meniu. Jei neaišku – gamintojo svetainėje paprastai yra instrukcijos, arba galima paprašyti IT specialisto, kuris tai padarys per 10 minučių.
Popierius: ne visada verta pirkti pigiausią
Popieriaus išlaidos atrodo nedidelės, bet per metus susidaro nemažos sumos. Ir čia yra keletas dalykų, kurie nėra tokie akivaizdūs.
Pirma, pirkti didesniais kiekiais paprastai apsimoka. Viena ryšulėlio dėžė (5 ryšuliai po 500 lapų) kainuoja proporcingai mažiau nei perkant po vieną ryšulį. Jei biure yra vietos laikyti, tai paprastas būdas sutaupyti 15–25%.
Antra, popieriaus gramatura. Standartinis biuro popierius yra 80 g/m². Kai kurie perka 75 g/m² popierių, nes jis pigesnis. Tačiau per plonas popierius gali sukelti problemų spausdintuve – lapai limpa, stringa, ir gali sugadinti mechanizmą. Sutaupymas tampa nuostoliu. Geriau laikytis standartinės gramatūros.
Trečia – perdirbtas popierius. Jis dažnai kainuoja panašiai kaip įprastas, bet yra ekologiškesnis. Šiuolaikinis perdirbtas popierius kokybe beveik nesiskiria nuo įprasto, tad tai geras pasirinkimas tiek ekonomiškai, tiek etiškai.
Ketvirta, ir svarbiausia – ar viskas turi būti spausdinama? Tai skamba trivialiai, bet daugelis biurų spausdina dokumentus tiesiog iš įpročio, nors jų niekas neskaitys popierine forma. El. laiškai, susirinkimų protokolai, vidiniai pranešimai – visa tai puikiai egzistuoja skaitmeninėje formoje.
Spausdinimo valdymo programinė įranga ir stebėjimas
Mažame biure tai gali skambėti per daug sudėtingai, bet iš tikrųjų yra keletas paprastų sprendimų, kurie padeda suprasti, kas, kada ir ką spausdina.
Daugelis modernių spausdintuvų turi integruotą statistiką – galima pamatyti, kiek puslapių išspausdinta per mėnesį, koks spalvoto ir nespalvoto spausdinimo santykis, ir panašiai. Ši informacija leidžia suprasti, kur dingsta toneris ir popierius.
Jei biure yra tinklo spausdintuvas, kurį naudoja keli darbuotojai, verta apsvarstyti paprastą spausdinimo valdymo sprendimą. Net nemokamos programos, kaip PaperCut NG (yra nemokama versija mažiems biurams), leidžia matyti, kas kiek spausdina, ir nustatyti tam tikras taisykles – pavyzdžiui, automatiškai įjungti dvipusį spausdinimą arba riboti spalvotą spausdinimą.
Kitas paprastas žingsnis – aptarti spausdinimo politiką su komanda. Ne kaip draudimą, o kaip bendrą susitarimą. Pavyzdžiui: vidiniai dokumentai – tik skaitmeniniai; klientams skirti dokumentai – spausdinami; juodraščiai – nespausdinami. Kai žmonės supranta, kodėl, jie dažnai patys pradeda elgtis atsakingiau.
Spausdinimo paslaugų outsourcing – kada tai apsimoka
Kartais geriausia spausdinimo strategija mažame biure – spausdinti kuo mažiau patiems ir tam tikrus darbus perduoti specializuotoms spaustuvėms ar kopijavimo centrams.
Tai ypač aktualu, kai reikia spausdinti didelius kiekius, spalvotus dokumentus, prezentacijas ar rinkodaros medžiagą. Biuro spausdintuvas tokiems darbams nėra pritaikytas – jis lėtas, toneris greitai išsisemia, o kokybė gali būti prastesnė nei profesionalioje spaustuvėje.
Spaustuvės ir kopijavimo centrai didelius kiekius spausdina daug pigiau dėl masto ekonomijos. 500 spalvotų lankstinukų spaustuvėje gali kainuoti mažiau nei tą patį kiekį spausdinant biuro spausdintuvu, jei skaičiuosi tonerio sąnaudas.
Taip pat verta pasvarstyti apie spausdinimo paslaugų sutartis (angl. managed print services). Kai kurios įmonės siūlo mažiems biurams nuomoti spausdintuvą ir mokėti fiksuotą mėnesinį mokestį arba mokestį už puslapį, o tiekėjas rūpinasi toneriu, techninė priežiūra ir gedimų taisymu. Tai gali būti ekonomiška, jei spausdinama daug, nes išvengiama netikėtų išlaidų.
Kai skaičiai susidėlioja į aiškų paveikslą
Spausdinimo išlaidų mažinimas mažame biure nėra vienas didelis sprendimas – tai keliolika mažų pakeitimų, kurie kartu duoda apčiuopiamą rezultatą. Tinkamas spausdintuvo pasirinkimas, protingi nustatymai, atidus kasetių pirkimas, dvipusis spausdinimas ir sąmoningas požiūris į tai, ką iš viso verta spausdinti – visa tai kartu gali sumažinti spausdinimo išlaidas 30–50% be jokių didelių investicijų.
Svarbiausia pradėti nuo to, ką jau turi. Pažiūrėk į spausdintuvo nustatymus – ar įjungtas dvipusis spausdinimas? Ar numatytasis režimas yra ekonominis? Ar spalvotas spausdinimas ribojamas? Jei atsakymas į šiuos klausimus yra „nežinau” – tai jau yra kur pradėti, ir tai nieko nekainuoja.
Vėliau galima žiūrėti toliau: kasetių tiekėjai, popieriaus pirkimas didesniais kiekiais, galbūt spausdinimo valdymo programinė įranga. Kiekvienas žingsnis – tai šiek tiek mažiau pinigų, išleistų dalykams, kurie tiesiog dingsta šiukšliadėžėje kartu su nereikalingais atspaudais.
Ir galiausiai – verta kalbėtis su komanda. Ne biurokratiškai, ne su taisyklių sąrašu, o tiesiog paaiškinti, kiek spausdinimas iš tikrųjų kainuoja. Žmonės dažnai negalvoja apie tai, nes jiems tai nematoma išlaida. Kai ji tampa matoma – elgesys keičiasi savaime.
